Результаты I этапа исследования
Состав и структура участников исследования
Набор диаграмм на рис. 1 определяет состав и структуру участников исследования. Среди опрошенных отмечается низкий процент молодежи до 25 лет (2 %) и мужчин-сотрудников медицинских библиотек (5%). Самую весомую долю коллективов опрошенных библиотек представляют сотрудницы в возрасте 46-60 лет (41%).
По стажу прослеживается закономерность – чем выше стаж, тем выше доля сотрудников, отнесенных к соответствующему сегменту в общей структуре, а также отмечается очень слабый приток новых специалистов. Например, сотрудники с стажем до 3-х лет составляют 10% от выборки, а сотрудники со стажем более 21 года – 46%. Можно предположить несколько причин того, что почти половина коллектива работает в библиотеке до достижения пенсионного возраста: им нравится работа и условия; уровень компетенций не позволяет найти более высокооплачиваемую работу; либо это пассивная и профессионально инертная часть коллектива.
Высшее образование имеют 84% опрошенных; 41% -библиотечное; 42,2% -неуточненное; 6% — техническое. Среднее образование имеют 25% опрошенных; 17,5 % — библиотечное; 5,9% — неуточненное; 1,8% — техническое. Два высших образования (одним из них обычно является библиотечное) имеют 6,3%; одновременно высшее и среднее образование имеют 9,2% опрошенных, чаще всего это комбинация – высшее без уточнения и среднее библиотечное.
Распределение должностной нагрузки по всей выборке (рис. 2) указывает на большой процент сотрудников, выполняющих должностные обязанности библиотекаря (40,5%) и минимальный процент из выборки составляют сотрудники, обладающие узкоспециализированными компетенциями: маркетолог (1,1%); программист (1,5%) и т.д.
Рис. 1
Распределение нагрузки на сотрудников в процессах и трудовых функциях
Ранжирование нагрузки по процессам показало, что самым энергоемким процессом является «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей» (34%) – рис. 3. Причиной может быть дефицит кадров в библиотеке – в среднем на 1 сотрудника медицинской библиотеки приходится 370 пользователей, либо процесс «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей» не оптимизирован. Минимум кадров задействовано в процессах: «Библиотечная исследовательская, методическая и проектная деятельность» (3%); «Организация доступа к электронным ресурсам и сервисам библиотеки в дистанционном режиме»; (2%) «Обучение пользователей навыкам работы с медицинской информацией» (1%), что объясняется дефицитом специалистов и необходимых компетенций (рис. 2).
Как указано выше, каждый из 9 рабочих процессов делится на трудовые функции. Всего на 9 процессов приходится 40 уточняющих функций. Ранжирование функциональной нагрузки выявило топ самых «энергоемких» функций. С большим отрывом лидирует функция «Обслуживание пользователей на абонементах в библиотеке и дистанционно» (22,6%) и замыкают список с равным результатом (0,1%) функции: «Управление учебными программами»; «Создание электронных обучающих курсов»; «Учет по процессу управления учебными программами». Все они относятся к процессу «Обучение пользователей навыкам работы с медицинской информацией» в части создания собственных электронных курсов. Необходимость подобной деятельности отмечается участниками на втором этапе исследования, но на практике внедрена в единичных библиотеках. Объясняется это отсутствием необходимых кадров и компетенций (рис. 12, 13).
Рис. 2
Руководящий состав медицинских библиотек
Рассмотрим выборку, к которой мы отнесли сотрудников, указавших должности — директор и заместитель директора (8,4% от числа опрошенных). Использование фракционного счета позволяет увидеть, что директора и заместители директоров совмещают свои основные с другими должностными обязанностями. Например, заместитель директора является им лишь на 58,5%, чаще всего идет совмещение с должностью методиста, маркетолога и заведующего отделом. Основная нагрузка администрации приходится на процессы управления, научно-исследовательской и проектной работы. Также, прослеживается участие администрации и в совершенно не свойственных для них процессах: «Библиографическая и информационно-аналитическая деятельность»; «Формирование, учет и обработка библиотечного фонда»; «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей» и т.д. Интересен график отражающий интенсивность и совмещение: синий столбец — совмещение по должности, максимально количество должностей, который совмещает один человек – 6 и таких 5% от выборки; желтый – совмещение по процессам, здесь максимальное количество совмещенных процессов – 8 (из 9) и таких 4%; и серый – совмещение по функциям, есть совершенно универсальные руководители (9%), которые совмещают 12 функций (рис. 4).
Специалисты
Данные о специалистах построены на выборке, к которой мы отнесли сотрудников, указавших должности – технолог, методист, маркетолог, специалист, ИТ-специалист, программист, системный администратор (23,8% от числа опрошенных). На примере этой выборки приведем полученные цифры по кадрам в зависимости от метода их учета. Если учесть всех сотрудников, которые позиционируют себя, например, технологами, мы получим 6,3% опрошенных; если мы учтем их внешнее совместительство (некоторые из них работают неполный рабочий день), то количество технологов сократилось до 6,2%; и если мы учтем все их должностные совмещения, то в «чистом виде» технологов останется лишь 1,6% от выборки. Та же ситуация и по другим специалистам (рис. 5).
Мы проанализировали в каких процессах расходуется этот «золотой резерв» библиотек и выяснили, что 22,4% специалистов загружены в процессе «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей» (рис. 6).
Рис. 4
«Портрет» специалиста – технолога
Для демонстрации должностной и функциональной нагрузки отдельно взятого специалиста мы взяли в качестве примера выборку, содержащую только технологов (6,3% от числа опрошенных). Должностная нагрузка технолога в медицинской библиотеке сегодня – это совмещение обязанностей со всем штатным расписанием, чаще всего совмещение идет с заведующим отделом и главным библиотекарем. Функциональная нагрузка технолога охватывает все 9 процессов библиотеки, и первые 2 строки занимают процессы: «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей» и «Организация деятельности структурного подразделения библиотеки» (рис. 7).
Процесс «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей» состоит из 4-х функций и при детальном рассмотрении функций технолога выяснилось, что в 57% случаях – это обслуживание пользователей в библиотеке и в дистанционном режиме (рис. 8). Из полученных данных создается впечатление, что либо специалисты в библиотеках используются не по назначению, либо статус специалиста им присвоен ошибочно.
Рис. 8
Библиотекари
Рассмотрим другой срез исследования – библиотекарей (51% от числа всех опрошенных). Видим, что здесь наблюдается минимальное совмещение по должностям, процессам и функциям. И основная занятость этой категории сотрудников сконцентрирована в процессе «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей» (45,6%), т.е. практически половина респондентов исследования обеспечивает только один процесс библиотеки. Между тем, эти сотрудники потенциально могут быть вовлечены в другие процессы — треть из них находятся в возрастной категории 18-45 лет; более 40% имеют высшее образование; 13% владеют английским языком (рис. 9).
Молодежь
Далее рассмотрим срез, определенный возрастным критерием. Мы отнесли к выборке «Молодежь» сотрудников в возрасте от 18-45 лет. Именно в этой категории практически в полном составе находятся немногочисленные группы программистов (3,5%) и ИТ-специалистов (2,7%). Существенно изменилась «картина» в образовании и знании языков (относительно средних показателей). В этой выборке превалирует неуточненное высшее образование (60%), 8% имеют высшее техническое образование, почти четверть группы владеет английским языком (24,2%), 37% имеют стаж от 11 лет и более. Тем не менее большая часть молодых сотрудников являются библиотекарями (44,2%) и заняты в процессе «Библиотечно-информационное обслуживание пользователей» (35,5%). Насколько данная ситуация способствует их лояльности к профессии? (рис. 10)
Рис. 10
РЕЗЮМЕ по первому этапу исследования
По результатам первого этапа исследования можно определить количественные и качественные характеристики кадрового состава, используя различные срезы выборки, а также составить «портрет» среднестатистической медицинской библиотеки (рис. 11).
- Штат состоит из 20 сотрудников человек.
- Нагрузка на одного сотрудника библиотеки – 370 пользователей.
- Должностные обязанности распределены следующим образом: администрация библиотеки – 2 сотрудника; руководители отделов – 3 сотрудника; специалисты – 5 сотрудников; библиотекари – 10 сотрудников.
- По возрастному критерию штат распределен следующим образом: молодежь (до 45 лет) – 7 сотрудников; средний возраст (45-60) – 7 сотрудников; старший возраст (61 и более) – 6 сотрудников.
- Сотрудников с высшим образованием – 18 человек, со средним специальным – 5 человек.
- Сотрудников с библиотечным образованием – 12 человек, техническим – 2 человека, без уточнения – 10 человек.
- Сотрудников со знанием иностранного языка – 3 человека.
- Функциональные обязанности распределены по процессам следующим образом: Библиотечно-информационное обслуживание пользователей – 7 сотрудников; Формирование, учет и обработка библиотечного фонда – 1,5 сотрудника; Организация и сохранение библиотечного фонда – 1 сотрудник; Каталогизация документов, ведение справочно-поискового аппарата – 3 сотрудника; Библиографическая и информационно-аналитическая деятельность – 3 сотрудника; Библиотечная исследовательская, методическая и проектная деятельность – 1 сотрудник; Организация деятельности структурного подразделения библиотеки – 3 сотрудника; Организация доступа к электронным ресурсам и сервисам библиотеки в дистанционном режиме и Обучение пользователей навыкам работы с медицинской информацией – 0,5 сотрудника.
Рис. 11
Результаты по II этапу исследования
Самооценка уровня компетенций сотрудников медицинских библиотек
Первый этап исследования показал, что в медицинских библиотеках прослеживается дефицит кадров и компетенций. Это приводит к «перекосам» и сложностям в кадровом обеспечении процессов библиотеки, как при оптимизации существующих, так и при внедрении новых направлений деятельности. На втором этапе исследования участникам было предложено провести самооценку среднего уровня профессиональных компетенций сотрудников и текущих и перспективных направлений деятельности своих библиотек.
Анкета в формате онлайн-опроса включала готовые перечни компетенций и направлений деятельности для оценки (Приложение 1). Перечень направлений был сформирован без учета внутренней работы и отражает внешние коммуникации библиотеки с различными категориями пользователей.
Рис. 12
Самооценка текущих и перспективных направлений деятельности медицинских библиотек
Участникам опроса было предложено оценить уровень владения (средний уровень сотрудников) и уровень значимости владения каждой компетенцией из перечня по пятибалльной шкале.
При обработке результатов ответы из пятибалльной системы были преобразованы в три сегмента: 1,2 – низкий уровень; 3 – средний уровень; 4,5 – высокий уровень. Дополнительно был выделен сегмент – нет ответа (н/о)
Для удобства визуализации весь список компетенций мы условно разделили на три группы:
- Профессиональные компетенции
- Коммуникационные компетенции
- Управленческие компетенции
Самооценка профессиональных компетенций (рис. 12-13) указала на причины недостаточной обеспеченности кадрами (выявленной на первом этапе исследования) процессов «Организация доступа к электронным ресурсам и сервисам библиотеки в дистанционном режиме» и «Обучение пользователей навыкам работы с медицинской информацией». Сегмент «низкий уровень владения» компетенциями, связанные с созданием электронных курсов и работой с электронными ресурсами варьирует от 32% до 63%. Также, именно по этим компетенциям получен самый высокий процент библиотек, которые затруднились оценить свой уровень («желтый участок» диаграммы «не ответили» от 13% до 28%). Тогда как значимость данных компетенций для библиотек, варьирует от 28% до 66%. Значительный «желтый участок» в диаграмме на рис. 13 указывает на условие исследования – мы предложили отмечать значимость данных компетенций, только респондентам, указавшим низкий уровень владения.
Коммуникации сотрудников медицинских библиотек с пользователями были отмечены как один из вызовов на стратегической сессии АМБ в 2021 году. Поэтому отдельным блоком в опросе были выделены коммуникационные навыки сотрудников медицинских библиотек (рис. 14-15). Среди компетенций с низким уровнем владения лидирует «Владение английским языком» (72%). Высокий уровень владения возглавила компетенция «Навыки подготовки сообщений, презентаций и докладов» (47%). Достаточно серьезные затруднения вызывают среди опрошенных – публичные выступления и навыки ведения переговоров, низкий уровень владения этими компетенциями отметило 34% и 19% респондентов соответственно. Для всех коммуникационных компетенций опрошенные отметили высокий уровень значимости владения ими (от 41% до 59%). Наиболее значимым для сотрудников медицинских библиотек является владение английским языком (59%) – тренд на открытие иностранных факультетов и необходимость постоянного общения с англоязычными студентами предъявляет повышенные требования к сотрудникам библиотек и к скорости наращивания этой компетенции. Управленческие навыки – блок компетенций, уровень владения которыми большая часть опрошенных оценили как «высокий» (35%-88%), «средний» уровень владения указали от 12% до 56% (рис. 16-17). Самым сложным навыком для опрошенных является «Способность отслеживать, оценивать и прогнозировать изменения в профессиональной и смежных областях, инициировать внедрение новых технологий» (низкий уровень – 9%, средний уровень – 56%), эта же компетенция собрала наибольший процент опрошенных, указавших высокий уровень значимости владения (63%).
Рис. 18
Самооценка текущих и перспективных направлений деятельности медицинских библиотек
В этой части опроса участникам было предложено выбрать из предложенного перечня:
- Направления с кадровым дефицитом (дефицитом компетенций).
- Направления успешные и востребованные на сегодняшний день (текущие направления).
- Направления, которые бы развили в библиотеке, при наличии материально-технической базы и квалифицированных кадров (перспективные направления).
На рис. 18 мы сопоставили полученные цифры для успешных и перспективных направлений с цифрами, полученными для направлений, не обеспеченных кадрами (с дефицитом компетенций).
Как видно на диаграмме, библиотеки особо отметили дефицит кадров и компетенций для развития следующих направлений:
- Создание и внедрение электронных обучающих курсов (66%).
- Разработка и внедрение виртуальных сервисов для пользователей (53%).
- Работа с патентной информацией (34%).
Указанный дефицит подтверждается цифрами, полученными на первом этапе исследования (% от общей выборки, N=663): специалистов, владеющих компетенциями работы с LMS – 16 человек (2,4 %); ИТ-специалистов – 55 человек (8,3%); специалистов-технологов — 42 человека (6,3%).
К успешным и востребованным в своей текущей деятельности по мнению большинства опрошенных отнесены направления:
- Организация и предоставление доступа к электронным ресурсам вуза и библиотеки (91%).
- Организация и ведение репозитория и ЭБ вуза (84%).
- Обслуживание читателей на абонементах (69%).
Наиболее перспективными к внедрению по мнению большинства стали направления:
- Создание и внедрение электронных обучающих курсов (75%).
- Разработка и внедрение виртуальных сервисов для пользователей (75%).
- Организация и проведение обучающих мероприятий (66%).
Таким образом было определено, что всего три направления деятельности (из предложенного перечня) не требуют срочного восполнения кадрового дефицита и наращивания компетенций в опрошенных библиотеках — «Обслуживание читателей на абонементах», «Организация и предоставление доступа к электронным ресурсам вуза и библиотеки», «Организация культурно-просветительских мероприятий». Для поддержки или внедрения остальных направлений отмечен кадровый дефицит в большинстве из них (31% — 66%).
РЕЗЮМЕ по второму этапу исследования
Основной задачей второго этапа исследования было выявление перечня недостающих компетенций. К ним мы отнесли компетенции, одновременно получившие максимальные цифры в сегментах «низкий уровень владения» и «высокий уровень значимости» (рис. 19).
В итоге был составлен Топ-5 недостающих компетенций, указанных большинством участников опроса (низкий уровень владения/высокий уровень значимости):
- Владение английским языком (72%/59%).
- Работа с LMS MOODLE (63%/34%).
- Работа в международных социальных сетях ученых (44%/41%).
- Уровень знаний в ИТ-области (34%/66%).
- Навыки публичного выступления (34%/56%).
